Visus for Notes - Relatiebeheer
Relatiebeheer: op zich al moeilijk genoeg... Kennis dragen van klanten en hun kenmerken, prospects, lopende zaken, kansen... Organisaties die stelselmatig informatie van relaties registreren, kunnen daarmee slagvaardiger opereren.
Met VISUS wordt informatie die in onafhankelijk van elkaar optredende bedrijfsprocessen ontstaat, gemakkelijk en overzichtelijk vastgehouden. Dit kan zelfs, als verschillen in tijd en geografie een rol spelen. Bijvoorbeeld: de vertegenwoordiger maakt een dagrapport, thuis of in z´n auto op zijn PC, de binnendienst maakt een offerte en op de service-afdeling wordt een klachtregistratie vastgelegd. Het kan allemaal met VISUS en het kan allemaal
tegelijkertijd.
Visus kan moeiteloos deze informatiestromen beheren en beheersen. Natuurlijk ligt de winst
niet alleen in het vasthouden van deze informatie, maar in het moeiteloos beschikbaar stellen ervan aan de medewerkers die deze informatie nodig hebben om goed hun werk te doen. In combinatie met Notes-gereedschappen als Email en agendering zal relatiebeheer veel gemakkelijker en efficiënter kunnen plaatsvinden.
Relatiebeheer wordt CRM (Customer Relationship Marketing) als verder langs de uitgezette lijnen wordt dóórgedacht. Hoe worden automatisch de werkstromen tussen verschillende afdelingen (=workflows) afgehandeld? Welke informatie uit VISUS kan zinvol op het internet geplaatst worden om klanten beter van dienst te zijn? Hoe realiseren we een een uniforme en toegespitste benadering van een klant, onafhankelijk van de vraag of de klant onze organisatie benaderd via de telefoon, het web, of bezocht wordt door een account manager?
U leest er meer over in de speciale sectie
VISUS.
Integratie Lotus Notes en MS Office
Inleiding
De Notes tekstverwerker is op zich genomen prima geschikt voor het aanmaken van eMail berichten of zakelijke correspondentie. Niettemin hebben sommige gebruikers een voorkeur voor MS Word als tekstverwerker, bijvoorbeeld omdat Word beschikt over een betere spellingchecker of een wysiwyg gebruikers interface heeft (‘what you see is what you get’: de pagina zoals getoond op het beeldscherm wordt op exact dezelfde manier afgedrukt).
De integratie tussen Notes en Office is daarom een veelgehoorde wens van gebruikers. Lotus Notes is een ideale database om Office documenten in op te slaan. Het nadeel dat aan het gebruik van Word kleeft is het verlies van context-informatie. Als een brief wordt verzonden dan bestaat de context informatie bijvoorbeeld uit:
- wie is de auteur en wat is de datum van aanmaak?
- wat is de naam van de relatie waaraan de brief is gericht?
- voor welke organisatie is deze werkzaam?
- waar gaat de brief over; wat is het onderwerp?
- wat voor type document is dit: bijvoorbeeld een offerte, reactie op een klacht, afhandeling van een aanvraag?
- etc.
Veelal wordt geprobeerd via een logische opzet van het bestandssysteem een deel van deze context-informatie in de vorm van map-namen vast te leggen. Niettemin komt het zeer regelmatig voor dat documenten (of oudere versies daarvan) in de verkeerde mappen zijn opgeslagen. Zo’n systeem werkt altijd maar zeer ten dele.
Andere medewerkers kunnen slechts moeizaam profiteren van het werk van een collega. Door de ontoegankelijkheid van documenten is de kennis die daarin vastligt in feite aan het oog onttrokken.
In een poging de toegankelijkheid van documenten te verbeteren worden deze in papier-vorm opgeslagen in ordners met een logische structuur. Zo’n ordner echter kent altijd maar één sorteervolgorde, en kan zich maar op één plaats tegelijkertijd bevinden. Ook geen ideale structuur derhalve.
Het opslaan van documenten in een Lotus Notes database kent een groot aantal voordelen:
 |
gebruikers kunnen via verschillende weergaven in een database gemakkelijk inzicht krijgen in het werk van collega's |
|
documenten zijn snel terug te vinden door middel van de Notes full-text search (zoeken op willekeurige woorden) |
|
thuiswerken wordt eenvoudiger: een notebook of PC wordt voorzien van een zgn. lokale replica. Dit is een exacte kopie van de database op de werkplek waarmee off-line verder gewerkt kan worden. Op gezette tijden worden de wijzigingen tussen de databases uitgewisseld. |
De toolkit
De toolkit verzorgt de intergratie tussen Notes en Office.
|
Word documenten worden geïnitialiseerd vanuit Notes (gegevens zoals adressering, briefaanhef en dergelijke worden automatisch in het document geplaatst). De context-informatie wordt door de database vastgehouden. |
|
Word documenten zijn toegankelijk vanuit Notes, doordat ze als 'attachment' in het Notes document worden vastgehouden. Dit impliceert onder meer dat de beveiligingsregels van de applicatie van kracht zijn. Met andere woorden: alleen geautoriseerde gebruikers hebben het recht om het document te lezen of te bewerken. |
|
Met de toolkit kan ook een mailing worden verzorgd vanuit Notes naar Word; records van contactpersonen worden in Notes geselecteerd en vervolgens overgegeven aan Word waarmee de mailing wordt afgerond. |
|
Eventueel kunnen waarden vanuit een Office document ook worden teruggegeven aan Notes. Een declaratie kan bijvoorbeeld met Excel worden aangemaakt, waarna een totaalbedrag in Notes in een weergave kan worden getoond. |
Techniek
|
Gebruikers of applicatiebeheerders kunnen MS - Word sjablonen in de Notes applicatie vastleggen. |
|
De toolkit vereist geen aanpassingen (zoals het plaatsen van extra software) op de server of op werkstations. |
Demo's
Wilt u meer weten over de integratie tussen Lotus Notes en Word?
Bekijk dan de screencam demo’s.
|
Integratie Notes & Word
Speelduur: 4,75 minuten
Omvang: 14,6 MB verpakt, 53 Mb uitgepakt
Bevat gesproken tekst
|
 |
|
|
Mailing met MS Word
Speelduur: 4 minuten
Omvang: 12,8 MB verpakt, 45 Mb uitgepakt
Bevat gesproken tekst
|
Office.Net : intranet made easy
Office.Net is dè intranet oplossing die nauw samenwerkt met Microsoft Office, de wereldstandaard in kantoorautomatisering.
Office.Net is ontworpen om algemene bedrijfsinformatie overzichtelijk toegankelijk te maken.
 |
- |
plaats documenten vanuit MS-Word op Office.Net met één muisklik! |
| |
 |
- |
informatie vanaf iedere werkplek met Internet Explorer te raadplegen |
| |
 |
- |
zoekmachine voor MS-Word en MS-Excel bestanden |
Office.Net en MS-Office: een uniek tandem dat uitblinkt in gebruiksvriendelijkheid.
Lees in de
key features waarom het
Office.Net intranet portaal en de 7 Intranet Solutions de juiste keuze zijn bij het inrichten van een kostenbesparend intranet.
Klik hier voor de presentatie van Office.Net
& 
E-Mail 
Inloggen relaties