Dsm Composite Resins structureert Business Intelligence met Lotus Quickplace

DSM COMPOSITE RESINS STRUCTUREERT BUSINESS INTELLIGENCE MET LOTUS QUICKPLACE

Voor DSM Composite Resins, onderdeel van chemiereus DSM, is het verzamelen en structureren van informatie over grondstoffenmarkten, afzet bij klanten en ontwikkelingen in de markt één van de pijlers voor de strategische besluitvorming. Markten, prijzen en concurrentieverhoudingen kunnen zich immers snel wijzigen en DSM wil daarop optimaal kunnen inspelen. Het verzamelen en structureren van gegevens geschiedt door 'subject experts', die in verschillende Europese landen werkzaam zijn. Het uitwisselen van relevante informatie gebeurde lange tijd via standaard e-mail. Doordat deze aanpak meer en meer beperkingen met zich meebracht, koos DSM Composite Resins voor QuickPlace van IBM, dat door IBM-partner IDEAX in Nijmegen werd geïmplementeerd.
QuickPlace is een krachtige webtool voor het coördineren van activiteiten, het samenwerken via internet of intranet en het communiceren via deze media.

DSM Composite Resins produceert kunstharsen voor onder meer de jachtbouw en de automobielindustrie. "We zijn de nummer 1 in Europa", zegt Ronald Huyps, Manager Business Intelligence. Huyps startte samen met Sjaak de Haan, Groupware Manager, in 2000 een selectietraject voor een oplossing die de activiteiten van Business Intelligence bij DSM Composite Resins beter zou kunnen ondersteunen. "Samengevat komt het erop neer dat Business Intelligence de informatie uit het veld verzamelt, structureert en analyseert", aldus Huyps. "Die gegevens komen uit verschillende bronnen en moeten ook weer gedeeld kunnen worden binnen de organisatie. Een standaard e-mail-programma bleek daar te beperkt voor. We zijn dan ook een project gestart om de informatievergaring en de uitwisseling van gegevens naar een hoger plan te brengen."

	"De gegevens komen uit verschillende bronnen en moeten ook weer gedeeld kunnen worden binnen de organisatie"

	Ronald Huyps Manager Business Intelligence

Voorwaarden
Huyps en De Haan startten met een nauwkeurige beschrijving van de processen, wat leidde tot een aantal voorwaarden waaraan de nieuw te implementeren oplossing zou moeten voldoen. Sjaak de Haan: "In de eerste plaats moest het platform 'browserenabled' zijn, zodat we voor de business intelligence-processen ons intranet konden inzetten. Verder was volledige integratie met MS Office een eis en moest de oplossing voorzien in full-text-zoekmogelijkheden. Daarnaast wilden we dat gebruikers eigen zoek-
profielen zouden kunnen instellen en moesten er push- en pull-mogelijkheden beschikbaar zijn voor her ontsluiten van informatie."

Springplank
DSM Composite Resins nodigde drie bedrijven uit om een voorstel te doen, waaronder IBM-partner IDEAX in Nijmegen, die onmiddellijk uitstekende mogelijkheden zag voor QuickPlace.
Deze oplossing is snel te implementeren, laat zich makkelijk aanpassen, voldeed aan de basiseisen en vormde door dit alles een prima springplank voor verdere uitbouw. Op basis van die voordelen koos DSM Composite Resins in het voorjaar van 2001 voor QuickPlace. "QuickPlace is een standaardoplossing die verschillende voordelen biedt ten opzichte van klassieke Notes-applicaties", zegt De Haan. "De doorlooptijd van ontwikkeltrajecten is aanzienlijk korter en dus veel goedkoper dan bij andere tools. Ook de investeringen voor beheer en verdere ontwikkeling zijn relatief laag. Zo kan de oplossing makkelijk mee evolueren met de interne ontwikkelingen."

SMS
IDEAX implementeerde QuickPlace in ongeveer vier maanden. Her pakket werd onder meer aangepast om tegemoet te komen aan enkele specifieke eisen van DSM Composite Resins. Zo werden de gecategoriseerde views van documenten - een bekend feature van Notes - in de oplossing opgenomen.
Verder bracht IDEAX een volledig eigen zoekmogelijkheid aan in QuickPlace, waardoor het gebruik van rubrieken binnen het systeem mogelijk werd. Gebruikers kunnen aangeven welke rubrieken binnen hun aandachtsgebied liggen.

Zodra er binnen die rubriek nieuwe gegevens beschikbaar komen, krijgt de gebruiker via e-mail of SMS een bericht en kan hij actie ondernemen als daar aanleiding voor is. De QuickPlace-oplossing ging in september 2001 live onder de naam CIA, Composites Intelligence Application.
CIA is via het intranet van DSM Composite Resins beschikbaar voor een groep van circa 50 gebruikers die allen een actieve rol vervullen op het gebied van business intelligence. Zij gebruiken standaard MS Office-tools als Word en Excel om relevante informatie gestructureerd op te slaan in QuickPlace. Geautoriseerde gebruikers kunnen in de applicatie full-text-zoek- opdrachten uitvoeren en worden over alle nieuwe informatie onmiddellijk geïnformeerd. Bij zeer gevoelige informatie is voorzien in leesbeperking. Die gegevens zijn dan alleen toegankelijk voor specifieke gebruikers.

Attractief
Op advies van IDEAX werd het CIA-platform vanaf de start gevuld met relevante informatie, om zo gebruikers een indruk te bieden van de mogelijkheden. AI snel daarna kreeg het systeem de functie van uitwisselingsplatform, waarbij gebruikers nieuwe informatie toevoegen aan het systeem.
"De gebruikers zijn enthousiast", zegt Huyps. "Zodra iemand iets publiceert over een onderwerp dat in het zoekprofiel past van een collega, wordt de laatste gewaarschuwd via e-mail en SMS. Dat werkt enthousiasmerend om ook zelf gegevens te publiceren. Deze push-methodiek, waarbij gebruikers actief worden gewaarschuwd bij nieuwe informatie, is een nieuwe ontwikkeling die veel voordelen biedt. Belangrijke ontwikkelingen worden niet meer gemist. Gebruikers zijn daar positief over. De meesten hebben hun zoekprofiel ruim ingesteld om zo weinig mogelijk nieuwe informatie te missen. We gaan er vanuit dat men op termijn de profielen scherper zal instellen, alleen al omdat de hoeveelheid informatie toeneemt. Verder is er in overleg met IDEAX veel zorg besteed aan de look-and-feel van de applicatie, die er voor de gebruikers attractief moet uitzien. Ook daar zijn de gebruikers tevreden over."

	"QuickPlace is een standaardoplossing die verschillende voordelen biedt ten opzichte van klassieke Notes-applicaties"

	Sjaak de Haan Groupware Manager

Ervaring
Eerste doel van DSM Composite Resins is nu zo veel mogelijk ervaring op te doen met CIA. "De gebruikers moeten een zekere routine krijgen in her werken met CIA", aidus Huyps. "Daarom zijn aanpassingen of uitbreidingen de eerste tijd niet aan de orde. De applicatie zelf moet overtuigen en de gebruikers zullen moeten aangeven welke wensen ze hebben voor verdere uitbreiding van het platform. Vast staat dat de keuze voor QuickPlace, dat zich onderscheidt door hoge standaardisatie in combinatie met flexibiliteit, en de samenwerking met IDEAX hebben geleid tot een snel afgerond en succesvol project."

v.l.n.r.: Sjaak de Haan en Ronald Huyps van DSM en Klaas van der Galiën van IDEAX

Lotus QuickPlace is hèt self-service web-tool voor directe samenwerking. Met QuickPlace kunt u een gemeenschappelijke teamwerkruimte maken op het web - in luttele seconden! QuickPlace wordt gebruikt door teams om ideeën, inhoud en taken met betrekking tot projecten of ad hoc initiatieven te ordenen en openbaar te maken.

IDEAX B.V. is een zelfstandige, professionele organisatie die zich richt op software ontwikkeling, beheer, training en consultancy rond Lotus Notes. Kernactiviteiten zijn de implementatie van zelfstandig ontwikkelde standaardtoepasingen voor CRM, HRM, Helpdesk en intranet, naast de realisatie van maatwerkopIossingen. De klantenkring wordt gevormd door zowel MKB-bedrijven als corporate relaties (DSM, Heineken).

Dit document in pdf formaat